Jak archiwizować dokumenty kategorii b

Inne wymagają profesjonalnego zarchiwizowania na wynikający z prawa okres lub wieczyście.

Tego typu dokumenty stanowią dokumentację archiwalną. W jaki sposób profesjonalnie i bezpiecznie przechowywać dokumenty piszemy na stronie archiwizacjadokumentow. W tym artykule skupimy się zaś na podziale archiwizować na archiwalne i niearchiwalne oraz rożnych ich kategoriach, a także brakowaniu dokumentów niearchiwalnych i prawidłowym sposobem ich niszczenia.

W jaki sposób konkretne dokumenty trafiają do archiwów, zyskując tym samym dokumenty dokumentacji archiwalnej bądź niearchiwalnej? Odpowiada za to kwalifikacja archiwalna. Polega ona na ocenie wartości dokumentacji, a następnie zaliczenie jej do odpowiedniej kategorii. Później dokumenty trafiające do jednostek archiwalnych zyskują symbole kwalifikacyjne, w tym symbol dokumentacji archiwalnej.

Na decyzje wydawane w trakcie kwalifikacji archiwalnej wpływają oczywiście, obowiązujące aktualnie przepisy. Inną czynnością jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Symbolem "kat. A" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

B" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnejz tym że:. B2B3B5B10B20B25B50 oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy np.

Po ustalonym okresie przechowywania akt i po uznaniu ich za nieprzydatne przez daną jednostkę organizacyjną akta te mogą być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego, symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich np. Ekspertyzę przeprowadza na wniosek danej jednostki organizacyjnej właściwe miejscowo archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji, symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne.

Akta te mogą kategorii przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z tym archiwum i w trybie określonym w punkcie 1. Co oznacza kategoria A - Dokumentację kategorii A materiały archiwalne.

Co oznacza kategoria BE50 - kategorię archiwalną oznaczającą, że dokumentacja do niej zakwalifikowana stanowi dokumentację niearchiwalną, podlegającą w ramach procedury brakowania ekspertyzie archiwum państwowego po jak 50 lat od jej wytworzenia, bądź zaistnienia innej okoliczności, jeżeli prawo wiąże z tą okolicznością początek biegu terminu przechowywania dokumentów.

Co oznacza kategoria B50 - kategorię archiwalną oznaczającą, że dokumentacja do niej zakwalifikowana stanowi dokumentację niearchiwalną, podlegającą brakowaniu i niszczeniu po upływie 50 lat od jej wytworzenia, bądź zaistnienia innej okoliczności, jeżeli prawo wiąże z tą okolicznością początek biegu terminu przechowywania dokumentów.

Jak archiwizować dokumenty? - przeczytaj poradnik

Dokumenty o szczególnym znaczeniu warto przechowywać w koszulce foliowej odpowiedniego rozmiaru najczęściej będzie to koszulka A4. Dwie podstawowe zalety wykorzystania koszulek to ochrona dokumentu oraz łatwość wpięcia go do teczki, skoroszytu lub segregatora bez konieczności dziurkowania. Teczki to jeden z najprostszych sposobów na zgrupowanie i przechowywanie większej ilości dokumentów.

Niewątpliwą zaletą jest niska cena dotyczy to głównie fastykuł i teczek papierowych. Minusem jest utrudnione przeglądanie zawartości — dokumenty są luźne, korzystanie z przekładek i wertowanie jest utrudnione.

Jak archiwizować dokumenty kategorii B50

To specjalistyczny rodzaj teczek, dedykowany do zastosowań archiwizacyjnych. Teczki takie składają się ze złożonego na pół arkusza, który na obu końcach posiada szyny z haczykami. Teczki zawieszane — zgodnie ze swoją nazwą — są przechowywane w pozycji zawieszonej, najczęściej w szufladach szaf archiwalnych lub w przeznaczonych do tego pudłach.

Zaletą teczek zawieszkowych jest łatwe sortowanie i przeglądanie ich zawartości.

Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji: Symbolem "kat. A" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne. Symbolem "kat. B" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że: symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np.

Skoroszyty, w odróżnieniu od teczek, pozwalają na wpinanie dokumentów lub koszulek. Zamknięcie roku obrotowego to czas na dokonanie archiwacji dokumentów księgowych. Wszystkie przedsiębiorstwa, nie tylko publiczne, ale także prywatne mają obowiązek archiwizacji dokumentów powstałych podczas prowadzenia działalności gospodarczej nie tylko księgowych, również pracowniczych.

Czas, w których trzeba je przechowywać określają konkretne przepisy. Najlepszym rozwiązaniem są oczywiście specjalne pudła do archiwizacji, które w swoim sklepie oferuje firma RAJA. Archiwizowanie dokumentów to zbieranie dokumentacji firmowej, jej klasyfikowanie i zabezpieczanie w celu przechowywania przez wskazany w przepisach czas.

Dokumenty dzieli się na 2 kategorie: A materiały archiwalne oraz B materiały niearchiwalne. Te pierwsze muszą być przechowywane wieczyście np.

Jak archiwizować dokumenty kategorii BE10

Z kolei dokumentacja niearchiwalna po upływie określonego czasu może zostać zniszczona. Podstawowym nośnikiem był i nadal jest papier, a dokumentację utrwaloną na papierze nazywamy dokumentacją aktową. Innym rodzajem jest dokumentacja audiowizualnaprzechowywana i utrwalana na płytach, kasetach, dyskach czy fotografiach.

Po zapoznaniu się z kategoryzacją wytwarzanych dokumentów należy przystąpić do sporządzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt. Wykaz akt pozwoli nam na odpowiednią organizację i uporządkowanie pracy z dokumentacją biurową. Stworzenie takiego wykazu sprowadza się do klasyfikacji całej dokumentacji powstającej w jednostce organizacyjnej czy przedsiębiorstwie z uwzględnieniem trzech powyżej wymienionych kryteriów.

W kolejnej części artykułu skupimy się na dokumentacji powstającej w większości firm. Ze względu na to, że nie wszystkie dokumenty przedsiębiorca musi przechowywać, ważne jest zapoznanie się z wytycznymi dotyczącym rodzajów dokumentacji wymagającej archiwizowania. Przepisy prawa nakładają na przedsiębiorcę obowiązek przechowywania i ochrony następującej dokumentacji:.

Zakładowe archiwum można prowadzić w swoim zakresie lub też zlecić to odpowiednim, specjalizującym się w temacie firmom. Prowadzenie w swoim zakresie, firmowego archiwum wymaga od Nas systematyczności i dokładności. Ważne jest odpowiednie podejście oraz przygotowanie materiałów.